Modernisering burgerlijke stand in Guinee put uit Belgische ervaring

Guinee is een West-Afrikaans land met bijna 14 miljoen inwoners (2023), acht keer zo groot als België. Het is rijk aan grondstoffen en heeft de bijnaam de watertoren van West-Afrika te zijn.
Een alarmerend percentage van de Guineese bevolking heeft geen geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte. Uit officiële cijfers blijkt dat slechts 45 tot 60 % van de Guineeërs een geboorteakte heeft en dat minder dan 2 % van de huwelijken en overlijdens wordt geregistreerd.

Enabel helpt de Guineese overheden om de burgerlijke stand te moderniseren via een proefproject in tien gemeenten, gefinancierd door de Europese Unie. Zoé Allado, Project Manager, legt uit hoe Belgische expertise wordt ingezet om dit project in Guinee in goede banen te leiden.

De situatie in Guinee ziet er nogal ingewikkeld uit. Hoe komt dat?

Ten eerste is er de moeilijke toegang tot de diensten van de burgerlijke stand. De diensten bevinden zich vaak ver van de dorpen. De registratieprocedures zijn vrij omslachtig en burgers vragen – vaak uit onwetendheid – alleen documenten van de burgerlijke stand aan als ze die effectief nodig hebben. Of ze maken valse documenten aan.

In Guinee moet men feiten betreffende de burgerlijke stand die niet tijdig werden aangegeven, regulariseren via de Rechtbanken van Eerste Aanleg. In 2022 werden 44.493 nieuwe feiten van burgerlijke stand op tijd geregistreerd in de tien proefgemeenten van het project. In datzelfde jaar kregen 66.562 mensen een akte van burgerlijke stand op basis van een aanvullende beslissing van een rechtbank.

Bovendien is de lage registratiegraad van huwelijken en overlijdens ook een groot probleem in Guinee: slechts 2 % van de bevolking is in het bezit van een huwelijks- of overlijdensakte. Dat maakt het moeilijk voor burgers om hun fundamentele rechten uit te oefenen en toegang te krijgen tot sociale diensten en voordelen zoals onderwijs, gezondheidszorg, werkgelegenheid en grondbezit.

Kun je een woordje uitleg geven bij het proefproject voor modernisering van de burgerlijke stand?

Het proefproject heeft tot doel het systeem van de burgerlijke stand te moderniseren en de toegang tot essentiële documenten zoals geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten te vergemakkelijken. Door nauw samen te werken met institutionele en private partners willen we ervoor zorgen dat de 14 miljoen inwoners van Guinee hun rechten volledig kunnen genieten. Het project is sterk gebaseerd op beste praktijken en lessen uit landen als Rwanda en België.

Hoe is het project praktisch georganiseerd?

Ten eerste werken we nauw samen met de Guineese autoriteiten, met name het ministerie van Territoriale Administratie en Decentralisatie, en de tien geselecteerde proefgemeenten. Daarnaast spelen het ministerie van Post en Telecommunicatie, het ministerie van Justitie, het ministerie van Buitenlandse Zaken dat bevoegd is voor consulaten en het secretariaat voor Religieuze Zaken, evenals private partners, een belangrijke rol.

Het proces bestaat uit drie fasen:

• Ten eerste het opzetten van een digitaal nationaal register van de burgerlijke stand in de tien geselecteerde proefgemeenten. Fysieke akten worden geregistreerd op gemeentelijk niveau en vervolgens ingevoerd in een centraal digitaal databasesysteem. Tot nu toe zijn er meer dan 105.000 akten gemigreerd naar het Guineese digitale nationale register van de burgerlijke stand.
• Ten tweede de ontwikkeling van drie applicatiemodules op maat van de behoeften van Guinee. Tijdens deze fase werkt een Belgisch team van technologie-experts van DXC Technology samen met lokale spelers om een applicatie te ontwikkelen die specifiek is voor Guinee. Het doel is om akten in de registers beter te beveiligen, de productie van aanvullende beslissingen te harmoniseren en te vergemakkelijken en automatische aangifte van geboorten via een mobiele applicatie mogelijk te maken, waardoor de aangiftetermijn tot maximaal tien dagen wordt verkort.
• Ten slotte de aanpassing van wet- en regelgeving: deze fase heeft als doel de Guineese wetgeving aan te passen om de overgang naar digitalisering van de burgerlijke stand te ondersteunen. Er zijn besprekingen gaande met de betrokken spelers, waaronder de Belgische FOD Justitie, om te zorgen voor juridische harmonisatie.

Wie zijn de publieke partners die bij het project betrokken zijn?

We mobiliseren de meest relevante expertise dankzij de acties van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (BOSA), het Beheerscomité van de Belgische Databank voor de Burgerlijke Stand (DABS) en DXC Technology, een Belgisch bedrijf dat het hele proces van digitalisering van de Belgische burgerlijke stand in 2019 heeft begeleid.

Het partnerschap is gebaseerd op nauwe samenwerking. Belgische teams bezoeken Guinee om de twee maanden om rechtstreeks met de lokale spelers te werken. Tijdens deze bezoeken werken we samen aan het actieplan en ontwikkelen we de instrumenten die nodig zijn om de burgerlijke stand te digitaliseren.

De beslissing om met deze partners samen te werken werd gezamenlijk genomen door de Guineese regering en de betrokken Belgische organisaties. Deze keuze was gebaseerd op de erkenning van de expertise en ervaring van België op het gebied van digitalisering en op de wens om concrete oplossingen te bieden voor bestaande problemen in Guinee.

Met welke uitdagingen ben je geconfronteerd sinds het begin van het project?

Op dit moment doet het project voortdurend inspanningen om de betrokken spelers te sensibiliseren, zoals ambtenaren van de burgerlijke stand, lokale gekozen vertegenwoordigers en institutionele partners. Het is essentieel om deze belanghebbenden te overtuigen van het belang van de missie en hen aan te moedigen om nieuwe praktijken aan te nemen, aangezien het huidige systeem het de burgers niet gemakkelijk maakt om toegang te krijgen tot dit recht.

Voordat we beginnen met een aanpak bij de bevolking, is het essentieel om het systeem te consolideren en de obstakels te overwinnen die het gevolg zijn van het gebrek aan gekwalificeerd personeel en de verloning van veel gemeentelijke spelers. Deze voorbereidende fase is cruciaal om de betrouwbaarheid en integriteit van het systeem van burgerlijke stand te waarborgen, als voorbereiding op de bredere invoering ervan in het hele land.

In april werd er een studiereis georganiseerd. Wat was het doel van dit bezoek aan België?

Het doel van het bezoek was om een grondige kennis van de digitalisering van de burgerlijke stand en ideeën over de koppeling van de burgerlijke stand met voorzieningen voor gezondheidszorg en gebedshuizen mee terug te nemen naar Guinee. Maar ook om de leden van het beheerscomité van de Belgische Databank voor de Akten van Burgerlijke Stand (DABS) te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen.

Er werden bezoeken en diagnoses uitgevoerd in verschillende Belgische ministeries en in de Guineese consulaten in Brussel en Parijs om de mogelijkheden van digitalisering te verkennen en na te gaan hoe ver men kan gaan in deze gevoelige politieke context in Guinee.

Wat zijn de toekomstperspectieven voor het project?

Het project bevindt zich momenteel in een demonstratiefase om de doeltreffendheid ervan aan te tonen. De tot nu toe behaalde resultaten hebben de Europese Unie overtuigd. Er wordt al een uitbreiding van het project overwogen om de akten op grotere schaal te consolideren en te beveiligen.